Pisanie wniosków o dotacje z Unii Europejskiej nie jest łatwe. Ogromna ilość dokumentów, które koniecznie trzeba złożyć nie ułatwia zadania. Aby mieć szansę na realizację własnego pomysłu trzeba złożyć w odpowiedniej instytucji dokumentacje projektową. W jego skład wchodzą:
- wniosek
- biznesplan i studium wykonalności
- załączniki.

Najczęściej wymaganymi załącznikami są:

- Studium wykonalności, czyli krytyczna analiza możliwości realizacji inwestycji. Studium wykonalności projektu ma na celu przedstawienie wszelkich informacji niezbędnych do stwierdzenia, czy dany projekt ma odpowiednie podstawy do realizacji i czy odpowiada potrzebom przewidywanych beneficjentów.
- Oświadczenie beneficjenta o jego możliwości zrealizowania projektu- oświadczenie to jest bardzo ważne ze względu na to, że większość inwestycji trzeba zrealizować za własne pieniądze, natomiast dofinansowanie polega na zwrocie części poniesionych kosztów.
- Bilans za ostatni rok (potwierdzony przez głównego księgowego lub biegłego rewidenta), czyli zestawienie źródeł finansowania firmy. Zawierają się wza ostatni rok (potwierdzony jw.), a więc wynik finansowy przedsiębiorstwa informujący o tym, czy firma przynosi zyski czy też nie i czy przynosi straty.
- Wypis z Krajowego Rejestru Sądowego, Ewidencji Działalności Gospodarczej – Wypis z KRS dotyczy osób prawnych, a więc np. Fundacji, Spółek akcyjnych itp., natomiast EDG dotyczy każdego przedsiębiorcy. Dokumenty te potwierdzają kiedy została założona działalność gospodarcza i jakie działania są w jej ramach podejmowane.
- Oświadczenie Beneficjenta o możliwości zwrotu podatku VAT – jeżeli mamy możliwość odzyskania podatku VAT wszystkie kwoty, które będziemy wpisywać w trakcie pisania projektu będą kwotami netto, jeżeli natomiast nie możemy tego podatku odzyskać, wtedy wpisujemy kwoty brutto i możemy mieć zrefundowaną część tego podatku.
- Kopie umowy/ umów z ewentualnymi partnerami, podwykonawcami i osobami, z którymi zawieramy jakiekolwiek porozumienia. Koniecznie trzeba pamiętać o tym, żeby umowa zawierała obowiązki każdej ze stron, a także warunki ich wykonania. W ten sposób zabezpieczamy zarówno realizację projektu, ponieważ nie będziemy musieli martwić się o znalezienie innego podwykonawcy, jak i siebie.
- Wyciąg z dokumentacji technicznej ( projekt oraz opis techniczny) – dotyczą wszelkich technicznych parametrów planowanej inwestycji.
- Jeżeli projekt ma obejmować na przykład budowę budynku należy przedstawić kopie dokumentów związanych z prawem budowlanym: pozwolenia na budowę, projekt samego budynku itp.

Ilość załączników zależy od konkretnego programu i działania w ramach którego piszemy projekt. Należy zawsze uważnie i odpowiednio wcześniej kompletować załączniki, żeby nie było opóźnień i aby nasz projekt nie został odrzucony ze względu na brak któregokolwiek nich.

Wypełnienie formularza wniosku o dofinansowanie realizacji projektu jest końcowym etapem prac związanych z całościowym przygotowaniem projektu. Opracowanie każdego projektu obejmuje wiele etapów, których prawidłowe przygotowanie warunkuje sukces przedsięwzięcia i uzyskanie dofinansowania ze środków unijnych. Na każdym z tych etapów mogą liczyć Państwo na wsparcie naszych doradców, którzy pomogą właściwie przygotować projekt, by był on pozytywnie oceniony przez komisje oceniające, a następnie będą wpierać w jego realizacji.

Projekty realizowane w ramach różnych programów operacyjnych posiadają wprawdzie swoją specyfikę uwarunkowaną konkretnym programem operacyjnym, niemniej jednak w każdym projekcie można wyróżnić następujące etapy:

• Określenie pomysłu na projekt - Państwo określają, jakie przedsięwzięcie zamierzają zrealizować;
• Analiza dokumentów programowych i strategicznych pozwalająca określić, czy planowane przedsięwzięcie może uzyskać dofinansowanie ze środków unijnych. Na tym etapie analizujemy również, czy planowane przez Państwa przedsięwzięcie wpisuje się w strategię rozwoju województwa/powiatu/gminy;
• Analiza dokumentów finansowych Państwa firmy/organizacji/instytucji pozwalająca ocenić Państwa sytuację finansową pod kątem możliwości realizacji programów unijnych. W projektach twardych dotacja udzielana jest w formie refundacji, co oznacza, że najpierw są Państwo zobligowani do zrealizowania przedsięwzięcia ze swoich środków (kredyt bankowy, umowa leasingowa lub środki finansowe zgromadzone na koncie), a potem następuje ich refundacja w części określonej w dokumentacji konkursowej. W projektach miękkich dotacja przyznawana jest głównie na zasadzie zaliczki rozwojowej, jednakże Wnioskodawca musi podpisać dokumenty zabezpieczające prawidłowe zrealizowanie umowy w postaci weksla in blanco z deklaracją wekslową lub innego zabezpieczenia, typu gwarancja bankowa, itp. W każdym z tych przypadków sytuacja finansowa firmy musi być stabilna, a przychody Wnioskodawcy odpowiednio udokumentowane.
• Szczegółowe określenie idei projektu oraz jego ocena pod kątem trwałości i wykonalności:
  • określenie celów projektu i problemu, który rozwiąże projekt (w projektach miękkich problemem może być niedostateczny poziom kwalifikacji, wiedzy itp., w projektach twardych może to być niska konkurencyjność firmy spowodowana np. brakiem odpowiedniego sprzętu/maszyny);
  • sprecyzowanie działań, które zostaną podjęte celem rozwiązania wcześniej zdefiniowanego problemu (przykładowo działaniem w projekcie miękkim może być przeprowadzenie szkolenia, w projekcie twardym zakup maszyn lub poszczególne etapy inwestycji budowlanej);
  • określenie rezultatów realizowanego projektu;
  • określenie zasobów kadrowych niezbędnych dla prawidłowej realizacji projektu w przypadku jego przyjęcia do realizacji.

  W oparciu o Państwa pomysł nasi doradcy szczegółowo opracowują koncepcję projektu - podejmowane działania, cele i jego rezultaty. Narzędziem, którym posługujemy się na tym etapie jest matryca logiczna projektu, która pozwala na całościowe ujęcie logiki planowanego przedsięwzięcia.

• Określenie kosztów planowanej inwestycji / przedsięwzięcia - w przypadku projektów miękkich finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego opracowujemy budżet i harmonogram, w przypadku projektów twardych finansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oprócz określenia harmonogramu i kosztów planowanej inwestycji sporządzamy inne obligatoryjne załączniki;
• Wypełnienie wniosku o dofinansowanie i przygotowanie wymaganych załączników (w projektach twardych nasi doradcy opracowują dla Państwa biznes plan inwestycji lub studium wykonalności oraz inne wymagane załączniki dotyczące m. in. oddziaływania projektu na środowisko, pomocy publicznej itp.;
• Następnym krokiem wykonywanym już bezpośrednio przez Państwa firmę/organizację/instytucję jest złożenie lub przesłanie wniosku do właściwej instytucji wdrażającej dany program operacyjny - przygotowany merytorycznie wniosek powinien być w ściśle określony sposób przygotowany pod kątem formalnym (podpisany, opieczętowany, odpowiednio ułożony itp.), dlatego również podczas tego etapu służymy Państwu wsparciem;
• Wniosek oceniony pozytywnie pod względem formalnym i merytorycznym oraz przyjęty do dofinansowania może być realizowany po uprzednim podpisaniu umowy o dofinansowanie z właściwą instytucją wdrażającą. Na tym etapie, tym z Państwa, którzy zadeklarowali taką potrzebę, zapewniamy wsparcie podczas negocjacji z instytucją wdrażającą oraz pomagamy w opracowaniu harmonogramu płatności i podpisaniu umowy z instytucją wdrażającą;
• Realizacja projektu wymaga sprawnego nim zarządzania, rozliczania finansowego oraz prowadzenia sprawozdawczości. Nasza firma świadczy również usługi w tym zakresie - pomagamy naszym Klientom monitorować postęp realizacji projektu i ewentualnie dokonywać odpowiednich korekt;